Gestaltung von Verbesserungsprozessen: Workflow im Umfeld von Schulung und Ideenmanagement

Kontinuierliche Prozeßverbesserung, organisatorisches Lernen und Workflow Management sind aktuell diskutierte, innovative Konzepte. Diese in einem integrierten Ansatz miteinander in Einklang zu bringen, ist das Ziel des Prototypen KIWI (Kontinuierliche Prozeßverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet). Als hypermediale Lernumgebung im Intranet richtet sich dieser an Mitarbeiter von Unternehmungen, die sich mit der Einführung und Nutzung eines Workflow-Management-Systems (WMS) befassen. Über KIWI werden dem Anwender neben dem Verständnis für eine prozeßorientierte Sichtweise und dem Umgang mit WMS auch Methoden und Werkzeuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) vermittelt. Zum Zwecke einer ständigen Verbesserung von den der WorkflowAnwendung zugrundeliegenden Prozessen erlaubt KIWI zusätzlich die Durchführung dezentraler, modellbasierter Verbesserungsaktivitäten. Dadurch kann in der Unternehmung ein Kreislauf von Lernen, Arbeiten, Vorschlagen und Verbessern etabliert werden. In diesem Beitrag werden Konzeption, Aufbau und Inhalte des Systems dargestellt. Darüber hinaus wird ein Ansatz zur Einordnung von Schulungssystemen vorgestellt. Dieser motiviert unterschiedliche Sichtweisen auf Schulungssysteme durch eine Betrachtung von Abstraktionsebenen. Anhand eines allgemeinen Geschäftsprozeßmodells wird zudem dargestellt, welche Arten von Verbesserungsobjekten bei workflow-bezogenen Prozeßverbesserungen untersucht werden müssen. 1 Workflow Management, organisatorisches Lernen und kontinuierlicher Verbesserungsprozeß Die rasche Weiterentwicklung der Informationstechnik bringt für Unternehmungen vielfältige neue Anwendungsfelder mit sich. Vor diesem Hintergrund werden in Forschung und Praxis neue Konzepte erarbeitet, eingesetzt und evaluiert. Das vom BMBF geförderte Forschungsprojekt „Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen (MOVE)“ [1] befaßt sich mit der Einführung und Nutzung von Workflow-Management-Systemen (WMS) (Herrmann et al. 1998a und 1998b). Neben Konzepten zur flexiblen Einsetzbarkeit von WMS und Vorgehensweisen zur Beteiligung der Mitarbeiter in den einzelnen Projektphasen steht dabei die Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) in den beteiligten Betrieben im Vordergrund. Ein entscheidender Faktor für einen erfolgreichen Workflow-Einsatz und den KVP ist das organisatorische Lernen: Mitarbeiter müssen einerseits geschult werden, um das notwendige Prozeßverständnis zu erlangen, mit der neuartigen Vorgangsbearbeitungssoftware umgehen zu können und Wissen über Ziele und Methoden eines Verbesserungsprozesses zu erwerben, und sollen andererseits wieder Wissen an die Organisation Workflow im Umfeld von Schulung und Ideenmanagement 727 in Form von Verbesserungsideen und -vorschlägen zurückgeben. Durch diesen Wissensrückfluß wird die organisatorische Wissensbasis ständig angereichert und aktualisiert. Hierdurch wird das organisatorische Lernen (im Verständnis von Oberschulte 1994) ermöglicht. Am Institut für Wirtschaftsinformatik (IWi) der Universität des Saarlandes wurde im Rahmen von MOVE daher der Prototyp KIWI (Kontinuierliche Prozeßverbesserung durch Integration von Workflow und Intranet) entwickelt. Dieser erlaubt sowohl eine erste Qualifizierung der Mitarbeiter für den Umgang mit einer Workflow-Anwendung als auch eine ständige Weiterbildung im Sinne eines Training-on-the-job und ist somit als Baustein des Total Quality Learning (Schnauber et al. 1997) einsetzbar. In Abschnitt 2 werden zunächst die Bausteine bzw. Basisfaktoren von KIWI dargestellt. Als Plattform wurde das Intranet gewählt, da es eine leichte Zugänglichkeit mit intuitiven Navigationsund Visualisierungstechniken verknüpft (vgl. Abschnitt 2.1). Auf die in KIWI zugrundegelegten Visualisierungstechniken geht Abschnitt 2.2 ein, eine Beschreibung der verwendeten Schulungskonzepte erfolgt in Abschnitt 2.3.